А Вы знали, что можете сами вести бухгалтерский учет в своей компании, даже если Вы в этом не профи? Не обязательно нанимать отдельного специалиста или отдавать все на аутсорсинг. При желании Вы можете один раз сесть и разобраться в сервисе онлайн-бухгалтерии, а далее уже просто им пользоваться. Что это за сервисы, как с ними работать, расскажу в статье.

топ-10 сервисов

Сервисов онлайн-бухгалтерии достаточно много, но в таблице мы собрали самые популярные и качественные. Практически в каждом есть бесплатный период. С его помощью Вы можете протестировать сервис и выбрать наиболее удобный для ведения учета.

Сервис Кому подходит Стоимость Бесплатный период
Мое дело Малый, средний и крупный бизнес от 833 руб/мес 3 дня
Контур.Эльба Малый, средний и крупный бизнес 1 900 руб/квартал 30 дней
Контур. Бухгалтерия Малый, средний и крупный бизнес 3 000 руб/квартал 14 дней
Таксер Малый, средний бизнес 1 213/год Есть бесплатный тариф
Кнопка Малый, средний бизнес от 2 500 руб Нет
Scloud Малый, средний, бизнес 950 руб/мес 14 дней
БухСофт Малый, средний, бизнес от 236 руб/мес Есть бесплатный тариф
Финолог Малый, средний и крупный бизнес от 2 990 руб/мес 14 дней
Небо Малый бизнес 650 руб/мес 14 дней
Фингуру Малый, средний, бизнес от 3 300 руб/мес Нет

немного теории

Бухгалтерский учет – это в первую очередь наиболее точный инструмент контроля всей жизнедеятельности организации. Если он правильно настроен, то способен поставлять данные для разных уровней управления компанией: от очень подробной – для линейных руководителей до максимально обобщенной – для топ-менеджеров и владельцев бизнеса.

Конечно, он необходим не только владельцам или топ-менеджменту, его части предоставляются инвесторам, кредиторам, гос. органам. Отдельные статьи бухгалтерского учета используются для подсчета налогов, например, для подтверждения вычета входящего НДС.

Налоговый режим

Бухгалтерский и налоговый учет неразрывно связаны в хозяйственной деятельности. И первый шаг в настройке онлайн-бухгалтерии – это выбор налогового режима. Он делится на общий и специальные налоговые режимы.

– Общий режим

Применяется к предпринимателям и включает в себя полный перечень налогов и сборов. Их нужно оплачивать предпринимателю в соответствии с законодательством РФ.

Общая система налогообложения предполагает уплату всех необходимых налогов: НДС, НДФЛ и другие. Как правило, данную систему налогообложения используют крупные компании, контрагентами которых являются плательщики НДС. Вести налоговый и бухгалтерский учет в этом случае крайне сложно, поскольку для налоговых органов нужно предоставить большой список документов.

Но если компания давно ведет свою деятельность и работает с разными поставщиками и покупателями (физическими и юридическими лицами), то данный вид налогового режима для нее приоритетный.

– Специальные режимы

Сюда входит несколько видов налоговых режимов, применяемых к индивидуальным предпринимателям. Их 4 вида: единый сельскохозяйственный налог, упрощенная система налогообложения, единый налог на вмененный доход и патентная система налогообложения. Теперь о каждом подробнее:

1. Единый сельскохозяйственный налог. Предоставляется ИП в случае ведения сельскохозяйственного предпринимательства. При использовании этого режима все основные налоги заменяются на единый сельскохозяйственный. Он составляет 6% от налоговой базы, которая исчисляется как разница между доходами и расходами.

Но не каждый предприниматель сельскохозяйственной отрасли может использовать этот налоговый режим. По требованиям объем доходов от сельскохозяйственной деятельности должен составлять не менее 70%, а общая численность работников на предприятии должна быть не менее 300 человек.

2. Упрощенная система налогообложения. Или замена одним налогом таких, как: НДС, НДФЛ, налог на прибыль организации и налог на имущество организации. Упрощенная система также делится на основании объекта налогообложения. Ставка налога в этом режиме может составлять 6% от доходов или 15% от налоговой базы, которая исчисляется как доходы минус расходы. В каждом отдельно взятом бизнесе будут свои критерии выбора налоговой базы, исходя из специфики деятельности.

3. Единый налог на вмененный доход. Это тоже замена нескольких налогов одним. Особенность режима в том, что он действует не во всех регионах, а только там, где выбрали такой вид специального налогового режима. И да, не все отрасли могут его использовать, а только те, что указаны в НК РФ. Налоговая ставка этого вида налога составляет 15%.

4. Патентная система налогообложения. Этот вид налогообложения применяется исключительно для индивидуальных предпринимателей. Как и ЕНВД он функционирует не во всех регионах. Его суть в том, что предприниматель может приобрести патент у налоговых органов на определенный период времени с целью законного тестирования новой отрасли деятельности не более чем на 12 месяцев.

Если предприниматель уже функционирует на рынке и использует какой-либо вид налогового режима, ему не нужно закрывать его или переоформлять. Можно только приобрести патент и спокойно вести несколько видов деятельности.

Особенности работы онлайн-бухгалтерии

А теперь перейдем от теории к практике. А именно разберемся, как работают сервисы онлайн бухгалтерии и что нужно в них заполнять на примере проверенного – Моё Дело.

Чтобы сервис правильно функционировал и избавил Вас от тонны бумажной волокиты, нужно внести большое количество информации и данных. Да, это займет немало времени, но всего один раз. А после сервис будет выполнять за Вас огромное количество действий, о которых предприниматели часто забывают.

1. Управление организацией

Первое, что нужно заполнить – основную информацию об управлении организацией. Здесь добавляются сотрудники и компании, которые имеют доступ к сервису. Добавить их просто – нажмите кнопку “Добавить” и внесите все необходимые данные.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

2. Реквизиты и настройки

Реквизиты и настройки – это одна из главных частей. Если не заполнить её разделы, то сервис просто не сможет правильно работать. Здесь находятся разделы: реквизиты организации, электронный документооборот, остатки, настройки аккаунта, интеграция с партнерами и т.д.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

3. Деньги

Для правильного выставления счетов, расчетов и отправления отчетности в налоговые органы нужно вносить весь оборот денежных средств в раздел “Деньги”.

В верхней части экрана находятся инструменты для учета движения денежных средств. Ниже отображаются сами операции по поступлению или списанию денег. Операции можно добавлять вручную с помощью двух кнопок “Поступление” и “Списание” или автоматически, загружая банковские выписки или документацию из 1С. Об этом далее поговорим подробнее.

Кстати, поступления или списания в организации могут производиться по расчетному счету, кассе, электронным кошелькам, платежным системам. И да, под кассой понимается не фактический кассовый аппарат, а движение наличных денежных средств в любом виде.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

3.1. Вручную

Чтобы внести операции вручную, нужно нажать на “Поступление” или на кнопку “Списание” в верхней части экрана. После нажатия на “Поступление” откроется окно, в котором нужно выбрать вид счета для добавления операции. После того, как Вы выбрали счет, откроется новая вкладка, в которой необходимо заполнить помимо типа и номера платежа такие данные:

  • Галочка посредничество (включается в случае, если это поступление, с которого Вы хотели бы удержать комиссию);
  • Выбор плательщика или контрагента, выбор его типа: основной или прочий (если Вы хотите внести операцию с новым контрагентом, которого нет в базе, нажмите плюсик и внесите данные).
ЧИТАТЬ ТАКЖЕ:  СМС-маркетинг: 20 примеров рассылки + что это

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

  • Номер договора;
  • Сумму (здесь же указывается, учитывается НДС или нет);
  • Учитывать оплату в УСН или нет;
  • Необходимая документация;
  • Основание.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

Чтобы внести оборот денежных средств по списанию вручную, нажмите на кнопку “Списание” в верхней части экрана. В открывшемся окне будут те же строки для заполнения.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

3.2. Автоматически по выписке из р/сч

Вносить все операции вручную долго и сложно, как правило, пользователи со временем перестают это делать из-за нехватки времени. Сервис дает возможность вносить операции автоматически по выписке из расчетного счета, подготовленной в банк-клиенте.

Чтобы это сделать, нажмите кнопку “Загрузить файл” в верхней части экрана.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

После загрузки выписки в основной части экрана все операции разобьются на два вида: “нераспознанные операции” и “обработано успешно”.

Нераспознанными называются повторяющиеся операции, либо с неточностями. Их следует либо исправить, вписав недостающую информацию, либо удалить.

Под успешно обработанными операциями понимаются те, что соответствуют всем нормам заполнения. Они уже проведены в НУ (налоговый учет) и БУ (бухгалтерский учет) – убедитесь, что все загружено верно, и нажмите “Ок”, чтобы операции были перенесены в общую таблицу.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

3.3. Автоматически с помощью импорта выписки по р/сч

Пользоваться этим способом намного проще и удобнее, однако в данном случае придется вручную вносить операции по кассам или другим способам платежа.

Чтобы воспользоваться этим способом, нужно подключить интеграцию с банком в настройках, об этом мы уже говорили ранее. Далее просто нажмите кнопку “обновить из банка”, и все недостающие операции подгрузятся автоматически.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

После загрузки операций, они также разобьются на две группы: “нераспознанные операции” и “обработано успешно”.

3.4. Аналитика

В разделе “Деньги” возможно посмотреть аналитику по доходам и расходам за выбранный период. Для этого нажмите кнопку “Аналитика” в верхней части экрана, выберите интересующий период и скачайте её.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

4. Документы

В разделе собрана вся документация, которая необходима для правильного ведения бухгалтерии. Чтобы Вы не запутались, и Вам было удобно пользоваться, документация поделена на разделы, сейчас рассмотрим каждый из них.

4.1. Покупки

Здесь собрана входящая документация, то есть документы, которые Вы получаете от своих поставщиков при совершении сделки. Все они делятся на акты, накладные, авансовые отчеты, УПД.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

Все документы отображаются в основной части экрана таблицей. Она состоит из: даты, номера, названия, суммы, бухгалтерского и налогового учета. Нужные доки можно выделять, копировать и удалять при необходимости. Также каждый из них кликабелен, и при нажатии откроется в новом окне.

Для более удобной ориентации среди документов есть фильтр и поиск нужного документа.

Добавляются документы вручную, с помощью кнопки в верхней части экрана. Например, в разделе акты, документ добавляется с помощью соответствующей кнопки “Акты”. После нажатия открывается окно, в котором заполняются: номер и дата документа, компенсируется ли заказчиком, контрагент, номер договора, НДС, данные о приобретаемом товаре и платежи.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

Существует и автоматический способ внести документацию. Для этого нажмите на кнопку “Акты” и выберите в верхней части экрана “Изображение”. Тогда изображение акта подгрузится, и все поля заполнятся автоматически.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

Все то же самое проделывается и с другими документами в данном разделе. Вы можете скачать документацию, нажав на кнопку “Реестр” в верхней части экрана.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

4.2. Продажи

В разделе отражается исходящая документация, которую Вы выставляете покупателю при продаже. Раздел также делится на несколько видов документации: счета, акты, накладные, счет-фактуры, ОРП, отчеты посредника, ОПД.

Функциональность и внутренний интерфейс ничем не отличается от предыдущего раздела. Каждый вид документации находится на собственной страничке, добавляется также вручную, либо автоматически, с помощью фотографии.

Однако, помимо основной документации, здесь можно создавать закрывающую документацию и добавлять её к существующему счету. Для этого выберите нужный счёт, отметьте его и нажмите кнопку создать: акт или накладную. После внесения всех данных документ автоматически привяжется к счету и отразится в нужном разделе.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

4.3. Производство

В разделе создаются отчёты о выпущенной продукции. Чтобы создать, нажмите “Создать отчет” в верхней части экрана и внесите номер, дату, вид склада, наименование готовой продукции, количество.

Все эти данные выбираются из списка, поэтому на формирование подобного отчета уходит не более пяти минут. Как добавить всю необходимую для отчета информацию, расскажу чуть позже.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

4.4. Бухгалтерские справки

Бух.справки – это первичная документация хозяйственной деятельности. Если пропустить этот раздел, возникнут трудности с ведением бух.учета. Все справки отображаются таблицей, которая состоит из показателей: номер, дата, описание, связанные документы, налоговый учет, бухгалтерский учет. Любую из справок можно выбрать, скачать, скопировать или удалить.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

Чтобы добавить справку, нажмите “добавить бухгалтерскую справку” в верхней части экрана и внесите информацию: номер, дата, описание, налоговый и бухгалтерский учет, проводки.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

4.5. Имущество

В разделе необходимо отразить все основные средства и внеоборотные активы для правильного функционирования сервиса, расчета налоговой базы и ведения бухгалтерского учета.

В левой части находятся кнопки переключения интерфейса на: основные средства и внеоборотные активы. В основной части экрана находятся кнопки добавления нового основного средства и внеоборотного актива и непосредственно таблица самих активов.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

Чтобы добавить основное средство, нажмите на “Добавить ОС” и выберите: покупка или приобретение в аренду.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

Далее откроется окно, где необходимо внести название ОС, добавить документацию: накладную, акт или бухгалтерскую справку, и сохранить ОС. Отмечу, что лимит стоимости активов, которые учитываются как ОС, выше 40 000 руб.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

Когда Вы внесете основное средство, оно отобразится в общей табличке – в основной части экрана. Все основные средства можно отметить и удалить, также все они кликабельны, и если нажать, о нем откроется отдельная информация.

Подобным образом добавляются и внеоборотные активы. Важно отметить, что основные средства, приобретенные в лизинг, можно и нужно учитывать здесь. Но их добавление происходит через другой раздел “Договоры”, о котором мы поговорим позже.

5. Товары

В разделе собрана вся информация и документация о производимых или приобретаемых компанией товарах. Он поделен еще на несколько подразделов, сейчас мы рассмотрим каждый подробно.

5.1. Склад

Раздел создан для учета товаров и материалов, находящихся на складе. Он состоит из нескольких составляющих.

ЧИТАТЬ ТАКЖЕ:  Как привлечь клиентов в магазин: 100 способов от маркетолога

5.1.1. Создание справочников

В средней или крупной компании может быть несколько категорий товаров, которые компания производит или перепродает. Также каждый товар собирается из материалов и комплектов материалов, которые могут также делиться. Всю эту сложную и запутанную систему необходимо внести сюда. Только прежде лучше расчертите ее на бумаге, чтобы не запутаться.

Для внесения этого огромного количества информации в раздел существует стандартная градация на: склады и номенклатуру.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

Добавление склада

У одного производства может быть 2 или более складов, разбросанных по стране или даже миру. Поэтому в этом разделе возможно добавить необходимое количество. Для этого под кнопкой “Все склады” есть кнопка “настройка складов”. Нажмите на неё, и откроется окно, в которое необходимо внести название склада и тип продажи: оптовый и розничный.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

Здесь же не выходя из окна можно добавить нужное количество складов, если он не один. После сохранения склад отобразится в в списке.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

Добавление подкатегорий

У материалов или товаров могут быть подкатегории. Для их добавления нажмите на три точки напротив названия материалы или товары и выберите “Добавить подкатегорию”.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

Далее откроется окошко. Впишите в нём название подкатегории и нажмите “создать”.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

Создайте нужное количество подкатегорий для товаров, материалов и комплектующих, прежде чем вносить их самих. Добавление подкатегорий для подкатегорий производится аналогичным образом. После создания структуры, можно переходить к внесению самих материалов и товаров.

Внесение материалов и товаров

Для внесения товаров и материалов в уже созданную структуру используйте кнопку “Добавить” в верхней части экрана.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

Например, если Вам нужно внести материал, то после нажатия на кнопку перед Вами всплывет окно, где нужно заполнить информацию о материале: тип материала, название, артиткул, единица измерения, фото, комментарий.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

После заполнения карточка материала будет отображаться в основной части экрана в таблице. Таким образом необходимо внести все данные о товарах и материалах, производимых и реализуемых в компании.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

5.1.2. Создание документов

Необходимая документация для производства и реализации материалов и товаров, учитываемых на складах, также создается в этом разделе. Документация тут делится на три раздела: продажа, покупка, прочее.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

Продажа

В подразделе продажа создается исходящая документация для реализации товаров. Она также разбивается на блоки для удобства в работе. Исходящая документация делится на:

  1. Вид продаж: в розницу, по накладной, УПД;
  2. Возврат: поставщику;
  3. Выставить счет: счет на оплату, счет-договор;
  4. Заказы: заказ покупателя, сборка заказа;
  5. Товары для заказа.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

Покупка

В этом подразделе создается и учитывается входящая документация. Она тоже подразделяется на виды:

  1. Вид покупки: по накладной, АО, приходному ордеру, УПД;
  2. Вид покупки: без документов;
  3. Заказы: заказы поставщику.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

Прочее

В подразделе создается остальная документация, связанная с материалами и товарами, но не относящаяся к покупке или продаже. Сюда входят:

Прочие документы: в эксплуатацию, инвентаризация, комплектация, экспорт номенклатур, переместить на склад;

– Аналитика продаж: отчет по показателям бизнеса, отчет по товарам, отчет по контрагентам;

Ценники: печать ценников.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

5.1.3. Поиск информации

Чтобы Вы быстрее ориентировались в таком большом количестве информации, в сервисе есть поиск по товарам и материалам. Однако и и он подразделяется на несколько видов:

По названию

Укажите в поисковой строке символы, содержащиеся в названии товара (материала) полностью или частично, в результате чего сервис сформирует таблицу со списком номенклатур.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

По складам, типу номенклатуры и дате

Выберите интересующий склад, вид номенклатуры и дату. После чего в нижней части экрана в таблице появятся все товары и материалы, подходящие под фильтр.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

По цене продажи, заданному количеству остатка и минимальному остатку

Нажмите на кнопку “Ещё” и внесите пороговые значения цены товара и пороговые значения остатков. После этого в основной части экрана появятся все возможные виды товаров и материалов, подходящих под данную категорию.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

5.2. Движение

Раздел содержит список документации, связанной с товарным учетом. Важное отличие этого раздела от предыдущего в том, что он связан исключительно с товарами и также состоит из нескольких областей:

5.2.1. Создание новых документов

Производится с помощью кнопок: “продажа” – входящая документация, “закупка” – исходящая документация, “прочее” – документация, связанная с товарным учетом.

5.2.2. Фильтр для поиска информации

Фильтрация здесь функционирует по тому же принципу и делится на 3 вида поиска: по названию, по дате, складу и документу, по количеству остатка.

5.2.3. Список документов, связанных с Вашим товарным учетом

Все документы кликабельны и отображаются в стандартной таблице, состоящей из: даты, типа документа, контрагента, склада и суммы.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

5.3. Аналитика

Раздел состоит из двух основных блоков: создание документации и статистические виджеты. Рассмотрим их подробнее:

5.3.1. Создание документации

Создание происходит по двум направлениям: продажа и покупка. Этому мы уделяли внимание в предыдущих разделах, поэтому здесь детально останавливаться не будем, так как работа строится по тому же принципу.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

5.3.2. Статистические виджеты

Раздел нацелен в первую очередь на анализ функционирования предприятия. Виджеты настраиваются с помощью соответствующей кнопки в верхнем правом углу.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

Вы можете добавить или убрать необходимые виджеты, исходя из особенностей работы организации. В сервисе есть следующие виды:

Финансовые показатели

Виджет показывает финансовое состояние предприятия на текущий момент времени. Он состоит из двух частей: диаграммы и числовых показателей. Основные показатели такого виджета: приход, расход и разница между ними.

Для наглядности в верхней части диаграммы написаны показатели в числовом эквиваленте. Период анализа Вы можете выставлять самостоятельно.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

В правой стороне есть информация по количеству денег в сервисе: общая сумма денег, деньги на р/сч, деньги в кассе, деньги под отчетом. Расчет данных сумм не зависит от указанного периода в виджете.

– Залежавшиеся товары

Виджет помогает понять, какой из товарной линейки товар пользуется наименьшим спросом. В нем отображаются товары, которые дольше всего находятся на складе с момента первого поступления и имеют срок предполагаемой продажи от 90 и более дней. Сервис сам рассчитывает, какой товар является залежавшимся по формуле: количество на складе/продано в день.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

Основная часть виджета – таблица, её показатели Вы можете видеть на скрине. Вы можете скачать её для использования в других отраслях производства и реализации на предприятии.

– Товары для закупки

Виджет – противоположность предыдущего. Он показывает, какой товар наиболее востребован и помогает получать прибыль за счет удовлетворения спроса покупателей: планировать закупки товаров, поддерживать нужное количество товаров на складе. Таблицу с показателями Вы также можете скачать.

ЧИТАТЬ ТАКЖЕ:  Оформление группы Вконтакте: 60 ТОПовых примеров

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

Основное отличие этого виждета в том, что можно заказывать необходимое количество товара у поставщика, не выходя из виджета и не переходя в другие приложения. Для этого выберите интересующий товар и нажмите кнопку “Заказать у поставщика”. Далее откроется форма заявки, её нужно заполнить и отправить поставщику.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

Выставленные счета

Виджет анализирует, какое количество денежных средств находится в дебиторской задолженности, а также помогает: контролировать статус выставленных счетов, не уходить в минус при работе без предоплаты. В виджете отображается список счетов, у которых статус “не оплачен” или “частичная оплата”.

Таблица отображает все неоплаченные счета за выбранный Вами период и состоит из даты, счета, статуса, суммы, контрагента, телефона, почты.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

Кстати, задолжавшему клиенту можно написать, не выходя из виджета. Просто нажмите на значок письма напротив нужно счета, и в новом окошке откроется электронная почта с созданным письмом для клиента.

Отрицательный остаток

Виджет поможет не забывать оформлять приход товаров на склад. Он показывает товары, по которым стоит провести пересортицу. В виджете Вы можете выбрать конкретную дату, на которую будет показан остаток товара и интересующий Вас склад, и скачать данные.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

5.4. Прайс-листы

Раздел создан для быстрого создания прайс-листов из списка внесенных товаров и материалов для своих покупателей. Раздел состоит из следующих частей: поиск информации, создание нового прайс-листа, таблица со списком созданных прайс-листов.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

О поиске информации мы говорили уже много раз, он присутствует в каждом разделе. А вот о создании прайс-листа поговорим подробнее.

5.4.1. Создание нового прайс-листа

Чтобы создать новый прайс-лист, нажмите кнопку “Создать” в верхней панеле. В открывшимся окне внесите: название, товар или категорию товара. После выбора товара появится табличка с автоматически внесенными данными: название, единица измерения, цена, скидка, итоговая цена.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

Нажав на шестеренку в правом верхнем углу, Вы можете настроить, применять к ценам скидку или наценку и учитывать ли НДС. После этого нажмите “сохранить”, и у Вас появится готовый прайс-лист для покупателей.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

5.5. Места хранения

В этом разделе Вы можете создать дополнительные места хранения, на которых будут размещены товары. Таким образом он упростит реальную работу складов, усовершенствует и упростит переучет товаров, как в реальной жизни, так и документально.

Чтобы добавить место хранения, нажмите на три точки около нужного склада и добавьте то, что Вам нужно.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

Нажав на кнопку три точки рядом с категорией или подкатегорией, Вы можете создать дополнительные категории и подкатегории, а также переместить и удалить их.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

5.6. Договоры

В раздел вносятся все заключенные договоры. Он разбит на несколько блоков.

5.6.1. Создание договоров

Нажмите “Создать договор” и внесите во вкладку данные: номер и дату договора, вид, контрагента, шаблон, тип шаблона, проект, сумму, дату окончания.

Сервис предоставляет широкий спектр шаблонов для типовых договоров практически по всем основным направлениям. Он автоматически подставляет вбитую информацию в типовой договор по необходимому шаблону.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

Кнопка “Детали” покажет Вам все связанные с данным договором документы, также Вы сможете привязать необходимые.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

5.6.2. Поиск договоров

Найти договор Вы можете с помощью кнопки в основной части экрана. Введите номер договора или слово, связанное с этим договором, и фильтр выдаст все подходящие.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

Весь список договоров отобразится в таблице. Около каждого Вы можете оставить необходимые заметки. Видеть их сможете только Вы, при скачивании договора они нигде отображаться не будут.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

Также в разделе можно скачать реестр, нажав кнопку в верхней части экрана, выбрав нужные даты, и посмотреть шаблоны договоров до их создания с помощью одноименной кнопки в правом верхнем углу.

5.7. Контрагенты

Раздел для внесения информации про контрагентов состоит из нескольких основных блоков.

5.7.1. Создание контрагента

Чтобы создать, нажмите “Добавить”, выберите статус контрагента и заполните в новом окне основные данные: наименование, юр. и фактический адрес, счет организации, ИНН, ОКПО, информацию о расчетном счете, контактных данных и метки.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

Заполнять всю эту бумажную волокиту, безусловно, долго и нудно, но есть один лайфхак, чтобы этого избежать. На первом этапе, после нажатия кнопки “Добавить”, внесите ИНН контрагента, и сервис самостоятельно за Вас заполнит все поля из ЕГРЮЛ и ЕГРИП.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

5.7.2. Проверка контрагента

Для проверки нажмите “Проверить контрагента” или “Выписка”. В новом окне необходимо ввести ИНН или ОГРН. И сервис проанализирует контрагента по большому числу баз от реестра ЕГРЮЛ и ЕГРИП до госконтрактов.

Все реестры проверятся, если Вы нажмете “Проверить контрагента”. Если Вам нужны только ЕГРЮЛ и ЕГРИП, то нажимайте “Выписка”.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

Все данные о контрагентах также формируются в таблицу, где Вы можете оставлять заметки. В графе контакты указываются телефон, почта, скайп контрагента, нажав на один из значков, Вы можете связаться с ним, не выходя из сервиса.

Также важным является значок ЭДО, он свидетельствует о наличии у контрагента электронного документооборота.

Ведение бухгалтерии онлайн: 10 сервисов + главные функции

советы по выбору сервиса

Я рассказала и показала Вам, как работать в сервисах онлайн бухгалтерии, но у Вас могут остаться вопросы по выбору такого сервиса, поэтому ниже дам пару советов.

  1. Оценка. Подумайте, какие основные функции Вам необходимы. Если компания небольшая, то Вам не нужна программа для ведения бухгалтерии с широким спектром услуг. В итоге Вы просто запутаетесь и потеряете кучу времени;
  2. Интеграции. Обратите внимание, с какими банками настроены интеграции в сервисе, так как автоплатежи и запрос выписок из банка, происходящие автоматически, избавляют от большого количества действий;
  3. Интерфейс. Он должен быть понятен для Вас, ведь бухгалтерия – это и так сложно, а если и в интерфейсе не разберетесь, то вообще не сможете настроить работу сервиса;
  4. Язык. Ваш сервис онлайн-бухгалтерии обязательно должен быть русскоязычным. А то кроме функционала будете в названиях разделов сидеть разбираться, если конечно не владеете профессиональным английским;
  5. Помощь. Обратите внимание на наличие инструкций, видео уроков, вебинаров и других вспомогательных материалов. Даже если Вы не новичок, вопросы могут возникать, и Вам будет удобно найти ответы в сервисе, чем рыскать по интернету.

коротко о главном

Выбирая, где вести бухгалтерию онлайн, не поленитесь и изучите софт детально, подумайте, какие именно функции нужны Вам. Из множества сервисов я рекомендую доверить ведение бухгалтерии в компании следующим сервисам:

  • Мое дело;
  • Контур.Эльба;
  • Контур. Бухгалтерия;

Кроме онлайн бухгалтерии есть множество других полезных инструментов для Вашего бизнеса. О них читайте в наших статьях.

По теме:
Онлайн-бухгалтерия: 10 сервисов + 5 лайфхаков
Автоматизация бизнес-процессов: 3 примера + 8 этапов
CRM для малого бизнеса: ТОП-10 систем + 32 функции
Бизнес стратегия: инструкция + 4 примера

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Пожалуйста, введите ваш комментарий!
пожалуйста, введите ваше имя здесь