ТОП-14 CRM-систем для веб-студий + инструкция

Раз Вы здесь, не вижу смысла в долгих вступлениях о пользе внедрения CRM для веб студии. Так что сразу к делу – расскажу, какие системы Вы можете использовать, на что обратить внимание при выборе и покажу полезный функционал.

Crm Сервисы для веб-студий

Мы собрали самые популярные CRM-системы и разделили их на таблицы для удобства. Стоимость может зависеть от версии – облако/ коробка, количества пользователей и нужных Вам функций. И чтобы не тыкать пальцем в небо, лучше кликайте на сервис и уточните стоимость для себя на главной странице.

– Для любого бизнеса

В первой таблице собраны системы с широким функционалом, которые подойдут как для веб-студии, так и для любого бизнеса.

Сервис	Стоимость	Пробный период	Мобильное приложение
Flowlu	от 1 190 руб/мес	20 дней	iOS Android
Битрикс24	от 693 руб/мес	Нет	iOS Android
Мегаплан	от 549 руб/3 мес	14 дней	iOS Android
Planfix	от 225 руб/мес	30 дней	iOS Android
WireCRM	от 399 руб/мес	30 дней	Android

– Для веб студии

Ниже тоже црмки. Функций в них также не мало, но они больше подойдут именно для веб-студии.

Сервис	Стоимость	Пробный период	Мобильное приложение
Wrike	от 722 руб за пользователя/мес	14 дней	iOS Android
Asana	от 810 руб за пользователя/мес	30 дней	iOS Android
Basecamp	от 7 295 руб/мес	30 дней	iOS Android
ClickUp	668,68 руб/мес	Нет	iOS Android
Jira Software	от 516 руб за пользователя/мес	7 дней	iOS Android
Zoho Project	от 221 руб за пользователя/мес	10 дней	iOS Android
Worksection	от 2 137 руб/мес	14 дней	iOS Android
Favro	от 884 руб/мес	14 дней	iOS Android
Ora	от 319 руб за пользователя/мес	30 дней	iOS Android

Как работает crm для веб-студии

Чтобы понять, как работает система, разберем одну из них – сервис Flowlu. Его функционал очень широкий, поэтому рассмотрим те, которые чаще всего используют агентства по веб-разработке.

1. CRM

Раздел для систематизации работы и оптимизации процесса продаж. В Flowlu этот модуль включает в себя воронки продаж, историю работы с клиентом и отчёты.

1.1. Воронка продаж

Пропишите шаги, по которым менеджер должен вести клиента от получения заявки до успешной завершении сделки. Этапы воронки создаются и редактируются прямо на доске сделок. Просто наведите мышкой на название этапа.

Если Вы предоставляете разные услуги, то для каждой можно создать собственную воронку со своими этапами. После этого менеджеры будут легко переключаться между ними, перетаскивать карточки сделок с этапа на этап, а по завершению отправлять в архив.

Воронка продаж

1.2. Автодействия в сделках

Автоматизируйте процесс продаж, избавьтесь от рутины и ускорьте обработку сделок. Для каждого этапа в системе можно настроить автоматическое создание задачи, проекта, уведомление, отправку email. К примеру, автоматическую отправку письма на почту клиенту с напоминанием об оплате, если сделка задержалась на этапе “Ожидает оплаты” на 5 дней.

Автоматизация действий

1.3. Двусторонняя интеграция с email

Интегрируйте систему с почтовыми ящиками компании и существенно экономьте время на переписку с клиентами. Прямо из Flowlu отвечайте на все письма, для этого есть готовые шаблоны с автозаполнением данных. Когда получатель откроет письмо и перейдет по ссылке в нём, менеджер получит об этом оповещение и сможет спланировать дальнейшие действия.

Цепочка писем автоматически прикрепляется к карточке контрагента. Привязать письма возможно также к любому другому объекту системы – сделке, проекту, задаче и иметь мгновенный доступ к переписке из любого раздела.

Интеграция с email

1.4. Автоматическое создание сделок и контактов

Настройте автоматическое создание новых сделок или контактов из писем, которые приходят с нового email адреса. В настройках Вы можете указать воронку продаж, очередь ответственных менеджеров, по которым будут распределяться новые заявки.

При автоматическом создании сделки ответственный менеджер сразу получит уведомление и свяжется с клиентом. Так ни одна заявка не будет упущена.

Создание сделок и контактов

1.5. Карточка клиента

Здесь хранится вся история работы с ним — сделки, проекты, задачи, письма, счета, коммерческие предложения, акты, платежи. Если уволится менеджер, то новый сможет с легкостью продолжить работу с клиентом.

Из карточки в пару кликов создавайте новую задачу, проект, сделку, счет, отправляйте письма. Работа в системе займет минимум времени.

Карточка клиента

2. Проекты

Самый главный модуль для веб-студии. Он содержит инструменты для организации совместной работы над проектом и учета затраченных ресурсов. По нему назначается менеджер и команда, определяются этапы, вехи, задачи, сроки и бюджет.

2.1. Шаблоны

Сократите время на создание типовых проектов. Создайте шаблон и пропишите в нем этапы, вехи и задачи, по которым он должен реализовываться.

Для каждой вехи можно назначить ответственного, добавить описание и шаблон отчета, который заполняется по завершению. А для задач, помимо этого, указываются сроки и плановое время выполнения.

Вехи могут быть привязаны к этапам проекта, а задачи – к вехе или этапу. Вы можете настроить автоматическое завершение вехи после выполнения всех привязанных к ней задач и автоматический переход проекта на следующий этап при завершении всех вех, привязанных к нему.

Шаблоны проектов

2.2. Канбан-доска

Типовые проекты, созданные по шаблону выводятся в виде канбан-доски. Колонки здесь – это этапы, по ним перемещаются карточки проектов. В карточках выводятся его вехи (контрольные точки), здесь же отмечаются выполненными. Это позволяет на одной странице отслеживать прогресс каждого проекта, вовремя замечать проблемы и устранять их.

Канбан-доска

2.3. Учет финансов

Учитывайте плановые и фактические поступления/расходы по проекту и создавайте графики оплат. Укажите, сколько должно денег поступить от клиента и какого числа, когда необходимо рассчитаться с фрилансером, сотрудником.

По факту оплаты просто проведите платеж. В виджете будут отображены основные финансовые показатели, которые позволят Вам контролировать рентабельность проекта.

Учет финансов проекта

2.4. Тайм-трекер

Указывайте плановое время по каждой задаче. Исполнитель может фиксировать его автоматически с помощью тайм-трекера, либо указать затраченное время вручную.

По итогу Вы сможете подсчитать общее плановое и затраченное время по всем задачам проекта. Актуальные показатели выводятся в виджете, что помогает быть в курсе событий и вовремя принять меры, если фактическое время превышает плановое.

По завершенным задачам в пару кликов выставляйте счета и отправляйте клиенту на оплату.

Тайм-трекер

2.5. Комментарии и мессенджер

Обсуждайте дела по проекту, даже если команда находится в разных частях света с помощью отдельного чата.

Добавьте важные комментарии, они будут на виду у всех сотрудников. Чтобы получить ответ на вопрос от нужного работника, используйте функцию @упоминания. Он мгновенно получит оповещение и сможет отреагировать на Ваш запрос.

Чат с комментариями

3. Финансы

В этом разделе ведется учет движения денежных средств компании, создаются коммерческие предложения, счета и акты.

Денежные потоки распределяются по финансовым статьям, проектам, контрагентам, юридическим лицам и банковским счетам. Благодаря этому модулю Вы будете точно знать, какие направления и клиенты ключевые, и на что тратятся деньги.

3.1. Учет денежного потока

Вам не придется управлять им вручную. Автоматизируйте загрузку платежей из своего банка и анализируйте финансовые данные во Flowlu.

Просматривайте сумму поступлений, расходов, сальдо за любой период в разрезе проектов, контрагентов, финансовых категорий, организациям.

Анализ финансов

3.2. Предложения, счета и акты

Создавайте в системе коммерческие предложения, счета и акты, привязывайте их к сделкам/проектам и отправляйте клиентам на email. Во Flowlu Вы можете максимально быстро обрабатывать счета с помощью следующих функций:

• Регулярные счета. Настройте автоматическое создание счетов 1 раз в месяц, неделю, год. Система сама отправит счет на email клиенту и оповестит об оплате. Это идеальное решение для тех, кто оказывает услуги на ежемесячной основе;
• Онлайн-оплата счетов. Подключите одну из платежных систем, чтобы клиенты смогли оплачивать счет онлайн. Менеджер счета будет получать оповещение об оплате и сразу отправлять заказ на выполнение.

Предложения/счета/акты

4. Agile-проекты

Модуль предназначен для гибкого управления. Подходит для IT-проектов, в которых нет возможности составить план работ наперёд. В них регулярно поступают новые задачи, меняются требования и приоритеты.

Инструменты Agile помогают управлять подобными изменениями, планировать работу на ближайший период времени и выпускать новые решения продукта быстро и часто.

4.1. Бэклог продукта

С него начинается планирование проекта. Регулярно добавляйте в бэклог список задач, пожеланий, замечаний, требований, которые поступают от заказчиков. Чтобы быстро находить задачу по признаку, структурируйте их по категориям, тегам, приоритетам, ответственным – просто перетяните в нужную папку.

Когда бэклог наполнен, приступайте к планированию спринта. Добавьте в него самые приоритетные на данный момент задачи и определите сроки реализации.

Бэклог

4.2. Scrum-доска задач

Все задачи и подзадачи спринта отображаются в виде канбан-доски, а под каждым этапом выводятся счетчики трудозатрат. Благодаря этому команда всегда будет в курсе, кто над чем работает, какой объем выполнен, и сколько предстоит ещё.

Scrum-доска

5. Отчеты

Раздел для руководителя, в котором выводятся сводные данные по всей компании.

5.1. Задачи

Отслеживайте показатели по каждому сотруднику: количество выполненных задач, суммы закрытых плановых и фактических часов по ним, средний балл выполненных и процент отправленных задач на доработку.

Показатели по задачам

5.2. СRM

С помощью отчетов CRM Вы узнаете процент конверсии в продажи, а также основные причины ухода клиентов. С помощью фильтра данные можно смотреть по каждому менеджеру за любой период, анализировать динамику продаж и определять наиболее эффективных сотрудников.

Отчеты в CRM

5.3. Проекты

Просматривайте суммы плановых, фактических затрат по ним и остаток денежных средств на любую дату. Информация позволит Вам избежать кассового разрыва.

Диаграмма наглядно показывает потенциальные и просроченные платежи по проектам в разрезе менеджеров. Так можно определить ожидаемую сумму поступлений и результативных сотрудников.

Проекты

5.4. Финансы

Будьте в курсе, сколько зарабатывает Ваш бизнес. Отчеты показывают сводные финансовые данные по каждой организации (если у Вас несколько юридических лиц), финансовым статьям, видам деятельности, чистому денежному потоку.

Отчеты о заработкеОтчеты о заработке

Что еще нужно знать

Чтобы Вам не пришлось отказываться от системы через пару месяцев, осознав её бесполезность, убедитесь, что выбранная CRM отвечает следующим критериям:

1. Комплексная система

Веб-студиям, как правило, нужна црм, в которой будет не только модуль для управления проектами, инструменты для совместной работы команды, но и учет клиентов и сделок, финансов. Если сервис содержит какой-то один инструмент, Вам придется внедрять и оплачивать отдельный сервис для менеджеров по продажам. А также интегрировать используемые системы между собой.

2. Понятный интерфейс

Он не должен требовать долгого обучения сотрудников. Выбирайте простой в использовании сервис, так срок внедрения системы сократится до минимума. А значит сотрудники смогут быстрее приступить к выполнению своих обязанностей и приносить пользу бизнесу.

3. Резервное копирование

Учитывайте автоматическое ежечасное резервное копирование данных и возможность выгрузки всей информации. Так, в случае форс-мажора, к примеру, неисправности серверов, Вы не потеряете данные, внесенные в CRM, и сможете быстро и без проблем восстановить работу.

4. Обновление системы

Любая CRM должна идти в ногу со временем, выпускать все больше возможностей, облегчающих и ускоряющих бизнес-процессы Вашей компании.

5. Мобильные приложения

Их наличие для iOS и Android дает возможность Вашим сотрудникам получать доступ к рабочей информации из любого места.

6. Rest API

Для настройки передачи данных в любые сторонние сервисы из Flowlu, и наоборот. Ведь какой бы комплексной система не была, все равно со временем появится необходимость в дополнительных инструментах. А ещё лучше – наличие готовых интеграций.

Коротко о главном

CRM для веб-студии – инструмент для эффективного планирования проектов, быстрого получения любой информации по рабочим моментам, удержания клиентов и допродажи, а, как следствие, увеличения прибыли компании. Если не хотите заморачиваться выбором среди множества сервисов, вот Вам самый сок:

• Flowlu;
• Битрикс24;
• Мегаплан.

Но чтобы Вы не думали, что CRM – это секретное оружие от всех неудач бизнеса, мол включили сервис и всё, дело сделано, напоследок оставлю минусы её использования:

• Даже если Вы используете самый продвинутый софт, придется вручную заполнять данные, иначе Вы не увидите актуальные отчеты и не обнаружите проблемы, которые требуют улучшения;
• Потребуется выделить ресурсы на обучение сотрудников, мотивацию, контроль и сбор обратной связи по неудобным моментам использования сервиса;
• Нужно постоянно улучшать настроенные в CRM-системе бизнес-процессы, ставить четкие цели, иначе положительного эффекта от её использования не будет.